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ワークフロー 導入レポート
導入製品 ：総二郎
経費精算
稟議決裁
ユニ・チャーム株式会社
「赤ちゃんからお年寄りまで、生活者がさまざまな負担から解放されるよう、心と体をやさしくサポートする商品を提供し、一人ひとりの夢を叶えたい」という願いを企業理念とし、ベビー用紙オムツを中心とするベビーケア用品やナプキン、タンポンなどの生理用品、大人用排泄介護用品を提供しています。
シートクリーナーなどの掃除用品やウェットティッシュ、立体型マスク、ペットケア用品等も扱い、幼児教育事業も展開されています。1984年に台湾で現地法人を設立し、現在は韓国やオランダなど、世界11ヵ国に進出。海外展開にも力を入れられています。
ハイスペック＆フレキシブルな操作性で業務の期間短縮、
大幅なペーパーレス化を実現。迅速なサポート体制も高評価！
煩雑になりがちな書類のペーパーレス化と、決裁の短期化を『総二郎』により成功されたユニ・チャーム株式会社様。今回は、導入を決定し現在システムの運用を統括している業務企画室と情報システム部のお二人に、導入後の状況について語って頂きました。

導入の決め手
プラットホームを受け継げコストもマッチした>>これまで使用してきた『LotusNotes/Domino』のプラットホームを有効に活用でき、かつ、低コストで導入できた。
データの電子化による業務の効率化>>帳票や申請書などを電子化することで、データの紛失や滞納を防ぎ、社内全体の業務効率が向上。
ペーパーレス化により大幅なコストダウン！>>１枚の書類に関わる人数分のコピーが必要だったが、ペーパーレス化をすることで大幅なコストダウンが成功。
担当スタッフの迅速かつ的確な応対>>稼動後のリスクマネジメントを初め、突発的な問題が発生した際迅速に対応してもらえるので安心。

ペーパーレス化により年間３万枚の用紙削減！
【『総二郎』の導入を決定された理由をお教えください】

ペーパーレス化による時間短縮と滞留時間の短縮、書類の紛失を無くすということです。これまでですと、申請者から書類が届くまでに何人かの手を渡ってくるわけですが、どこかで滞留していたり、紛失してしまったりということがありました。決裁システムを例に挙げますと、今までは、提出から決裁まで約28日程度掛かっていました３日で処理ができています。日数的にかなり短縮されました。また、１枚の書類に対し７、８人が関わるのですが、それぞれにコピーを取り保管をしていました。現在は、そのコピーも保管場所も必要なくなり、これだけで年間約３万枚の用紙と事務業務が削減され、容積効率も格段に向上しました。

【導入前に不安だった点はありましたか？】

社員の多くは、使いこなせるかのかが不安だったと思います。ただ、紙でのやり取りはやはり大変でした。見当たらないので探したり、紛失したりとデメリットがありましたので、今回はメリットを伝えるようにしたところ、感謝されることのほうが多かったですね。

【操作はすぐに慣れましたでしょうか？】

設計段階でシンプルに分かりやすくしているので、初めての人でも画面を見ていけば漏れがなく入力できるようになっています。よくある間違いや注意点などは、赤でコメントを入れていますし、オンラインマニュアルの用意もあるので、簡単に扱えると思います。
ユニ･チャーム様ならではのこだわりのカラーリング

【『総二郎』の業務に対する柔軟性についてお聞かせ下さい】

'03年の上期に、当社の要望をパナソニック電工ネットソリューションズさんにお伝えしました。そこから徐々に作り上げて頂き、ある程度完成した段階で半年程システムの設計を精査し、不具合や要請を改善して頂きました。着手をお願いしたところは、決裁運営についてです。通常ですと、決裁が承認されればそれで終了するのですが、当社では決裁の執行事実を報告しなければならないというルールを定め、そのポリシーを『総二郎』に組み込んで頂きました。これらのメリットは監査を受ける際に明確に現れてきました。以前ですと決裁の関与者が監査人に呼ばれてヒヤリングを受ける場合がありました。しかし現在は、『総二郎』内の報告書を監査人に閲覧していただきますので、これまで行なっていた監査を受ける際の業務は激減しました。あとこだわったのは、カラーです。当社では、ナレッジマネジメントということで、何がユーザの目に優しいかや疲れにくいか、楽しく仕事ができるかなど、色の研究をしております。ですので、それに合った色をインターフェイスなどに反映していただけるよう、パナソニック電工ネットソリューションズさんに無理を言って対応していただきました。暖かい色合いとコーポレイトカラーに近い色にしています。

【近々に追加をしたいと思われている業務は？】

決裁システムはほぼ定着しましたので、次のステップとして、契約書の原本管理をカットオーバーしたいと考えています。契約書と決裁をリンクさせることによって、よりガバナンスを強化できると考えています。契約書も決裁書と同様、今まで大量のペーパーで保管・管理しておりましたが、『総二郎』を使用することで、決裁システムと同様の効果を期待しています。パナソニック電工ネットソリューションズさんはシステムを発注してから、対応や開発などのレスポンスがとても早く、電子決裁システムも約２ヵ月で完成していただきました。開発スピードがとても早く感心しています。
今後追加したい機能そして現在の満足度は・・・

【総二郎』今後期待したいことは何でしょうか？】

弊社はグローバルな展開をしておりますので、日本語以外の言語にも対応をお願いしたいと考えています。海外ではまだ紙の書類でやり取りをしていますし、管理も国内とは別になっています。ですので、『総二郎』の英語化もしくは現地語化を期待しているところです。最後に一言加えるとすれば、パナソニック電工ネットソリューションズさんの対応がとても素晴らしく満足しています。普通は数年が経過すると担当が変わったり、サービスレベルが落ちてしまったり、リプレースといった話になりやすく、ここまで長く見てくれるケースは少ないのではないでしょうか。『総二郎』のシステム、そして担当してくださる方々のご尽力、このふたつの要素が上手く噛み合っていると感じています。

ユニチャーム様.pdf
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