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 | ■｢総二郎｣の経験と導入ノウハウを結集 |
| 図1 Hyperワークフローが標準装備するフロータイプ |
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| 導入実績50社以上を誇る｢総二郎｣は、人事・総務系ワークフロー・システムとしてノーツ/ドミノ市場で高い評価を得ているが、その同社が｢総二郎｣の開発経験と導入ノウハウを結集し、WebSphereユーザー向けに開発したのが｢MajorFlow｣である。
MajorFlowの特長は、｢Hyperワークフロー｣と｢コラボレーション｣の2つの要素を併せ持つ点にある。
そのうちワークフローシステムを構築するためのエンジンとなるHyperワークフローは、システム構築時と運用・管理の負担を軽減するためのさまざまな機能を備えている。
まず、60種類もの帳票フォーマットを標準で装備する。そして、すべての帳票フォーマットのソースコードを公開しているので、JSPタグを操作することにより、企業固有の帳票フォーマットや画面デザインに容易にカスタマイズすることが可能だ。
ワークフローの設定もいたって簡単である。申請者から上長、決裁者へと流れていく｢順列フロー｣だけでなく、各申請を部門ごとにとりまとめる｢組織別フロー｣、申請内容によって承認ルートを変える｢条件分岐フロー｣などを標準で有する。この条件分岐フローが加わったことにより、稟議申請で10万円未満・10万円以上などの条件によって、ワークフローのパスを変更する必要がなくなった。MajorFlowはワークフローエンジンとして、洗練された先進機能を有している。
さらに、1つのワークフローに対して、複数の帳票を割り当てることも可能である。そのため、各帳票ごとの設定が不要なだけでなく、企業環境の変化に伴ったワークフローの変更も容易だ。そのほか、等級・日当・家族情報・精算品目・勘定科目など多種多様なマスタを持ち、また｢駅すぱあと｣との連携により、申請者の入力手間を省く設計となっている。
一方のコラボレーションは、ポータルをはじめとしてWebメール、スケジュール管理、掲示板など8つの基本機能を持つ。i-modeにも対応しており、モバイルからも利用できる。
このうち、特にコラボレーション機能で特徴的なのは、ポータルのフレーム構成のパターンを標準で6種類用意しており、ユーザーが目的や好みに応じて自由に選択でき、各フレームの内容を選択式で設定できるという点である。つまり、エンドユーザーが自らポータルを構築できる。各ユーザーの作業の生産性に大きく影響する機能と言えるだろう。 |
| ■製品選択のポイントは4つ |
| MajorFlowの利点を理解し、いち早く導入した企業がある。それは全国展開する専門商社のP社だ。
同社は、8カ所の支店・営業所を含めて全国に200以上の拠点を持つ。そして、従来は拠点ごとに経理処理を行っていたり、紙ベースの申請・承認であったため、いくつか深刻な問題が発生していたのである。
｢従来は、拠点ごとに経理処理を行っていたため、各拠点ごとに仮払いや経費精算のための現金を用意する必要があり、費用的にも作業的にも大きな負担となっていました。また、それらを本社で一括管理することが難しいという問題もありました。さらに、紙ベースの申請・承認であったため、リードタイムが長い、申請データを基幹システムに手入力する手間が発生する、承認の履歴が本社で把握できない、などの問題も浮上していました｣と同社の担当者は語る。
また勤務表についても、従来は紙に各社員が日々の始業・終業時刻を記入し、普通・深夜勤務などの種別ごとに残業時間を手計算していた。さらに、この勤務表は月次で所属長の承認を受けた後に人事部から経理部に回され、給与担当者によって給与システムへ手でデータ入力されていた。手入力という負荷の大きい、またミスの起こりやすい処理内容だったのである。
そこでパッケージ製品の導入による抜本的な改革へ乗り出すことになったが、製品選択のポイントとして挙げたのは次の4つである。
●実用的な帳票を装備している
●簡単なカスタマイズを自社内でも行える
●柔軟なワークフローが設定可能である
●基幹データと連携できる
そして、最終的に選定したのがMajorFlowである。 |
| ■処理の本社集中と基幹連携を実現 |
| 構築のフェーズに入ってからは、それぞれの業務・作業内容にフィットする帳票や書式を60種類のテンプレートの中から選んでカスタマイズし、さらにワークフローのパスを設定するという方法で、短期間の開発を実現した。また、基幹システムとの連携では、MajorFlowが備えるODBC機能を使って、同社が利用中のAS/400との間で自動データ転送システムを作り込んだ。具体的には、1日に1回、深夜に承認済み申請データをMajorFlowから基幹システムにバッチ転送し、明け方に基幹システムのマスターをMajorFlowへ転送するという仕組みである。
特に、MajorFlowの勤務表を利用することにより、給与担当者は勤務表の記入漏れや残業計算のチェック、および給与システムへの入力業務から完全に解放されることとなり、月末・月初に集中していた長時間残業がなくなった。また、各部署の管理者は、部下の勤務状況を日々確認することで、作業負荷のアンバランスを是正しやすくなったとの声もあった。
｢MajorFlowによるシステム化によって処理の集中化が実現し、各拠点の管理部門の負荷が大幅に削減されました。また、駅すぱあとなどの利用により申請側の負担が大きく軽減されたことや、データの再入力によるミスが大きく減ったことも効果の1つです｣
P社では今後、人事系ワークフローやコーポレートカードの導入などを計画している。Webアプリケーションを構築したことにより、さらにシステム化の広がりと可能性が見えているという。将来的には、給与明細を電子メールにて配信するシステムを導入する計画がある。毎月の給与明細の作成、配布コストを大幅に改善させることを目標としている。
同社の担当者は、｢今回のシステム導入では、製品の選択から本稼働まで約1年かかりました。そのうち実際の構築期間は4カ月程度で、最も時間をかけたのが業務の見直しも含めた問題点の掘り起こしです。つまり、システムの仕様が決まりさえすれば、MajorFlowを使った開発は非常に短期間に、しかも業務の実情に合った精度の高いシステムを簡単に構築できることが証明できたわけです。今後もMajorFlowの多様な機能を駆使して、業務の課題を解決していこうと考えています｣と抱負を語っている。 |